英語でのコミュニケーションのノウハウについて、二回目です。
今日は、カジュアルなコミュニーエションスタイルについて考えてみます。
フォーマルな物言いや文章が要求される、法的な文章などといった例外をのぞいて、英語でのコミュニケーションは日々カジュアルになってきています。
よくメールを書くときでも、文章なのに、そんなにカジュアルな書き方で失礼ではないんですかと心配する人がいます。
しかし、既にコンタクトしている相手の場合は、カジュアルな方がむしろ適切なのです。
そのさじ加減がわからない場合、
- 相手のメールの文章を読んで、相手がカジュアルなら、それに応じで自分も文体をスイッチする。
- はじめて立場の上の人にメールをするときは、Mr. Smithというように、敬称を使い丁寧なメールを書く。そしてやりとりをしている途中から、相手がカジュアルに対応してくるのをみて、次第に書き方をスイッチしてゆく。
- メールの場合、自分の署名にファーストネームだけを記しておく。すると返信に相手からファーストネームでの呼びかけがあれば、その後相手にもファーストネームで応対する。
今アメリカなどでは、80%の人は最初からカジュアルな対応を求めてきます。ただ、人によっては、最初はフォーマルにして、だんだんと打ち解けてゆく方法を好む人もいるのは事実です。ただし、相手が自分とそう変わらない立場の人であれば、ほとんどの場合、最初からカジュアルなメールで交流しても問題はありません。
さて、会話の場面などで、カジュアルな雰囲気を造り出すときによくあるのが、ビジネスの会話にはいる前などに行われる、スモールトークです。
例えば、メールなどでは、
I hope you had a nice weekend.
といったような表現で、あるいは上司や同僚との大切な話し合いの前に、
How was your weekend?
などと質問して、相手の近況を尋ね、お互いにビジネスとは関係のない日常会話をする習慣が、欧米のビジネス文化にはあるのです。これは、緊張したビジネスの会話を交わすにあたって、できるだけカジュアルに相手に接してゆこうとしているからに他なりません。
実際、英語の環境に慣れない日本人は、会話でもメールでも、いつもいきなり本題にはいってしまいがちなので、注意しましょう。
だから
時にはこうした質問をして、相手とよりリラックスしたコミュニケーションに努めましょう。
Hi Bill. How are you? I hope you had a nice weekend.
やあビル。元気？ よい週末をおくられましたか？
もちろん、週末についてたずねるだけではなく、参考文例でもわかるように、相手の状況によって様々な気の利いた質問をしてみましょう。
メールでスモールトークは必要ありませんが、同じ発想で、ごきげんうかがいの短い一文を加えれば、より効果的なのです。
スモールトークの発想で近況を尋ねるとき、週末や休暇、フライトや出張など、ちょっとした相手の状況に気をつかった表現を使用しましょう。メールの場面でも、軽快な表現でこうした問い合わせをするのがビジネスコミュニケーションの基本となります。
参考文例
Hi Peter, How are you doing? I hope you had a nice weekend.
やあピーター、その後どうしていますか。良い週末をおくりましたか。
I hope everything is on the right track.
すてでは順調であることを願っています。（いわゆる「益々ご清祥のこと」と同様の表現です。
I hope you are doing well.
その後うまくいっていますか。（よりカジュアルは表現です）
I think you had a nice vacation.
良い休暇を送ったものと思っています。
How was your flight? I hope you have retuned back to the US safely.
フライトはいかがでしたか、アメリカに無事帰国されたことでしょう。（相手が帰国したあとの最初のメールに使用します）
How are you doing? I hope you had a good flight.
ごきげんいかがですか。よいフライトだったことでしょう。
以下は典型的な会話例です。
Hi Bob. How are you doing today? (ボブ、ごきげんいかが)
I am fine. Thank you. (元気ですよ。ありがとう)
How was the weekend? (週末はどうだったの？)
As it was raining yesterday, I was reading a book all day. (雨が降っていたので一日中読書でした)
I see. So you were really relaxed. (そうか、じゃあゆっくりできたね)
Year. It was a fabulous weekend. (ええ、とてもいい週末でした)
Good. Now let’s discuss business issue. (それはよかった。さて、ビジネスの話しをしようか)
スモールトークで気をつけなければならないことは、よほど親しい間でもない限り、プライバシーに入り込まない会話に終止することです。週末のことなど、誰にでも語れる軽い話題に終始して、その場をなごませるようにすることがスモールトークの役割です。
次回もまた４日後に。
See you!
